Gagner du temps et en faire moins. Le rêve, non ? Aujourd’hui il y a 2 clans qui s’affrontent : la vieille école avec l’expression “work hard dream big” en français travaille dur, rêve en grand. Et il y a l’école du web qui te dit “work smarter not harder”, travaille mieux (plus intelligemment), pas plus dur. Pourquoi travailler mieux ? Pas pour travailler moins, mais pour gagner du temps et se consacrer sur ce qui est important.

Meilleures astuces pour gagner du temps et en faire moins

Éliminer ce qui ne compte pas, ce qui prend du temps inutilement dans nos vie et qui ne fait qu’alourdir la to-do list quotidienne.

On est programmé pour travailler dur et de longues heures. Beaucoup jugent la valeur de ton travail sur ton heure de départ du bureau. Du genre, quitter à 17h (en France en tout cas) et ton manager te demande si tu prends un demi RTT. Si, si je l’ai déjà entendu.

Si tu as un business florissant et que tu oses dire que tu ne travailles pas le week-end ou jusqu’à 2 heures du mat’ tous les soirs, tu n’es pas prise au sérieux.

C’est dommage, car toutes ces personnes passent à côté d’une belle opportunité pour en faire moins et uniquement se focaliser sur ce qui compte le plus. Et quand on est solo preneure, maman, on ne passe pas à côté des bons moyens de réduire sa to-do list.

Voici donc, 7 bonnes astuces que tu peux mettre en place rapidement dans ton business ou ta vie quotidienne pour gagner du temps.

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1 – Déléguer pour faire autre chose

Il y a deux types de tâches qu’il faut savoir identifier.

Les tâches qui prennent du temps

Ces tâches qui prennent du temps et qui rapportent rien.

Ces tâches pour lesquelles tu es nulle que tu ne sais pas ou mal faire.

Celles où tu prends un temps infini à faire, car tu n’es pas motivée.

Cela peut être, créer des visuels, programmer tes réseaux sociaux, essayer de créer ton logo quand tu ne connais rien à Photoshop. Ou alors côté perso, faire les vitres chez toi, le ménage, etc.

Les tâches qu’on évite et qui nous épuisent

À fond dans la procrastination ! C’est extrêmement nuisible au business, car si tu ne fais pas ces tâches et que tu ne les délègues pas, rien n’est fait.

Par exemple, faire son administratif à un rythme régulier, une fois par semaine. On repousse à la semaine d’après, puis d’après, jusqu’à ce que l’on se retrouve dans l’urgence de faire les choses. L’administration n’attend pas au-delà des délais pour les déclarations.

La solution

Déléguer ! Oui, c’est écrit dans le titre. Mais sans rire, prendre les services de gens comme toi, donc freelance, pour accomplir ce que tu ne sais ou n’aimes pas faire t’enlèvera un poids énorme et te libérera du temps.

Tu t’occuperas peut-être plus du cœur de ton business et gagneras donc plus d’argent. Ou tu passeras enfin ces heures à une activité pour toi.

Les assistantes virtuelles, indépendantes sont une super solution pour un soutien dans ton business, une femme de ménage pour certaines tâches ménagères qui te gonflent aussi !

2 – Trouver son taux horaire magique

Alors, peut-être que tu ne travailles pas avec un taux horaire, tes revenus sont peut-être liés à la vente de produits numériques donc facturés à l’unité. Peut-être que tu factures des forfaits pour une masse de travail accompli (même si tu as certainement dû te baser sur le temps que cela te prendrait).

Peu importe.

L’idée, c’est que tu prends ton revenu annuel global donc ton chiffre d’affaires, le nombre d’heures travaillées par semaine ramené à l’année – les semaines de vacances.

Par exemple : ton CA annuel est de 30 000€. Tu travailles 25 heures par semaine pendant 47 semaines à l’année donc 1175 heures.

30 000 / 1 175 = 25,53

Ton taux horaire magique est de 25 €.

Tu peux déléguer toutes les prestations qui te coûtent moins de 25€ de l’heure.

Eh, oui pourquoi ferais-tu des tâches qui te coûtent moins cher que ce que tu gagnes et qui en plus t’ennuient ? Cela te permettrait de te concentrer sur ton métier pour gagner plus d’argent et gagner du temps.

En ne déléguant pas tu PERDS 25€ de l’heure.

Un business requiert des investissements. Travaille intelligemment et investis dans ce qui te coûte moins que ce que tu gagnes.

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3 – Regrouper les tâches pour gagner du temps

To batch en anglais. Celles qui suivent des blogs anglophones le lisent certainement souvent.

Regrouper les tâches et éviter le multitâche fait gagner du temps.

On n’est pas efficace quand on passe de tâches en tâches pour revenir à celle que l’on n’a pas terminée 10 minutes plus tôt.

Les études montrent que le cerveau met un certain temps à se re-concentrer sur une tâche s’il est déjà concentré sur autre chose.

Regrouper les tâches permet aussi de TERMINER ce que l’on a commencé. En conséquence, on en tire une certaine satisfaction d’avoir accompli quelque chose.

On raye sur la to-do list.

J’explique dans cet article comment réduire les grandes tâches en plus petites et les regrouper.

Une des tâches les plus chronophage à regrouper est la consultation de sa boite mail.

Essaie de ne la consulter que 2 fois par jour maximum et traite les mails.

Traiter les mails ne veut pas dire y répondre forcément, mais les classer pour les traiter dans les délais selon le travail qu’ils nécessitent.

Par exemple, si c’est une demande de devis. Ne le fais pas dans la foulée, parce que tu es trop contente d’avoir une nouvelle demande. Traite-le dans la période de temps allouée aux devis dans ta journée. Et fais tous les devis en même temps.

A la maison, par exemple, tu peux faire une session d’appel pour les différents médecins spécialistes pour toute ta famille en une fois. Le dentiste pour tout le monde, le dermato etc. Et s’il doit y avoir plusieurs rendez-vous fixe-les en même temps. Surtout pense à les caler en début de matinée ou d’après-midi pour être sûre de passer dans les premiers. Cela permet de vraiment gagner du temps.

4 – Automatisation, programmation

Dans un business en ligne, un très grand nombre de choses s’automatise, se programme. Un gain de temps énorme !

Les articles de blog, les pubs, les newsletters, les promotions, les tunnels de ventes, les réseaux sociaux…

Tout se prépare en avance. Tu te rappelles, quelques lignes plus haut, je te dis de regrouper.

Tu écris tous tes articles pour un mois par exemple et tu les programmes pour qu’ils soient publiés sans que tu t’en soucies. Idem les newsletters ou toute autre tâche liée à ton site.

Le regroupement te permet cela, pouvoir tout programmer ensuite et laisser les automatisations faire leur boulot.

Tu gagnes du temps et tu prends de l’avance.

Évite les “faut pas que j’oublie ce mois d commander…” dès que tu le peux.

Quand mon fils portait encore des couches, je les commandais directement sur Amazon et j’avais mis en place un abonnement pour qu’ils me livrent chaque mois mes couches à la même période.

Je ne suis jamais tombée en panne de couches ! En plus en terme de prix, ça vaut le coup.

5 – Les limites

Savoir mettre un cadre et s’y tenir n’est pas si compliqué du moment où on comprend qu’il en va de ta santé mentale. Dans l’article, 9 raisons d’en faire moins pour réussir, tu comprendras pourquoi c’est important de se préserver physiquement et psychologiquement.

Quand on est parent, on apporte un cadre et des limites aux enfants pour les éduquer et les aider à évoluer sereinement.

En business c’est pareil.

On se fixe un horaire de début et de fin de journée.

On peut aussi se fixer un temps pour chaque groupe de tâches.

Plus bas, je t’expliquerai en quoi les notifications sont nuisibles à la productivité. Cependant, tu peux mettre un rappel dans ton téléphone pour te dire d’arrêter ta journée ou de passer à une tâche suivante.

Te mettre des limites horaires te permet de gagner un temps précieux car tu te mets une deadline virtuelle pour avoir fini ton travail. Tu gagnes ainsi toutes les heures pendant lesquelles tu aurais bossé sans surveiller l’horloge.

Pour m’y aider, je fais ce que tout le monde déconseille, mais qui pourtant permet de faire les breaks nécessaires : je travaille dans ma cuisine !

Pas parce que je n’ai pas de place chez moi (j’ai un bureau dans une chambre) mais parce que cela m’oblige à fermer mon ordi et ranger mes affaires pour pouvoir prendre nos repas en famille. Donc en conséquence, respecter les horaires et avoir toujours une cuisine rangée.

À toi de me dire ce que tu en penses !

6 – Savoir dire non

Quand on se lance dans un business en ligne, l’idée est de se créer la vie que l’on rêve de mener.

Évidemment, il faut travailler pour se la créer, rien n’arrive au hasard. Mais le piège est de tout faire et d’accepter n’importe quoi.

Si tu ne sais pas dire non, si le projet proposé ne correspond pas à tes critères, à ta cible ou ne rentre pas dans ton planning alors tu te retrouveras vite sous l’eau et démotivée.

Conséquence, tu ne donneras pas le meilleur de toi et tu t’éloignes de ton idéal de vie.

Dire non est une des clés de nombreux succès.

Un non justifié et logique t’éclairera sur ce que tu veux réellement faire. Tu pourras alors te consacrer à ce qui compte.

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7 – Les notifications

Le fléau depuis l’avènement du smart phone et des tablettes. Avant seul Outlook nous disait que de nouveaux mails étaient arrivés.

Maintenant, toutes les applis proposent des notif’.

Celles des réseaux sociaux sont des aspirateurs de temps. Elles font tout sauf te faire gagner du temps.

Celles des sites de news sont en plus des flingueurs de moral, des BFMTV ambulants.

Sans compter que cela montre un environnement impersonnel à nos enfants.

Ils sont comme programmés pour eux aussi se réfugier dans les tablettes, car ils nous voient faire.

Alors désactivez les notifications inutiles et mettez votre téléphone de côté pendant les repas, les heures de travail.

Bonus – Un temps pour soi

La chose la plus simple à faire, mais celle qui fait particulièrement culpabiliser.

Celle où on trouve aussi le plus facilement des excuses.

C’est pourtant tellement simple.

Bloque des plages horaires dans ton agenda et programme un rdv, une réunion avec toi-même.

Réfléchis à ce que tu peux faire pour te faire plaisir. Et si c’est une sieste, c’est cool, si c’est un ciné, c’est cool aussi.

Ce que tu veux !

Bloque aussi des soirées ou des week-ends où tu ne fais rien de particulier. Pas d’invitations, pas de sorties spéciales prévues.

Juste le cercle familial restreint à ton homme et tes enfants. À partir de là, improvise et navigue entre farniente et sortie pour toute la famille.

Ce temps pour toi te fera gagner du temps en productivité, en clarté et réduira ta fatigue.

Pour finir

Tu vois qu’il n’est pas si compliqué de trouver le moyen de gagner du temps et te consacrer à ce qui est vraiment important pour toi.

J’aimerais que tu me dises si tu as toi aussi des astuces pour alléger ton quotidien. Dis-moi aussi quelle astuce t’a plu et que tu aimerais appliquer le plus vite possible.

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